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उपयोग

प्रोग्राम “होटल प्रबंधन” आपको होटल व्यवसाय के क्षेत्र में काम को बेहतर और सरल बनाने का अवसर देता है। यह प्रोग्राम किसी भी पैमाने पर काम के लिए उपयुक्त है, छोटे अवकाश होटलों से लेकर विशाल होटल रिसॉर्ट तक। यह आपके होटल में खाली कमरों की व्यवस्था का प्रबंधन करने, आपके ग्राहकों का डेटाबेस रखने, आरक्षण से संबंधित सारी जानकारी रखने, और रात्रि ठहराव तथा पार्किंग, नाश्ता या पर्यटक कर जैसी अतिरिक्त सेवाओं के बिल बनाने में आपकी मदद कर सकता है।

सुविधाजनक ग्राफ़िकल प्रदर्शन

प्रोग्राम में सभी कमरों को ग्राफ़िक रूप से प्रदर्शित करने और सभी आरक्षणों को तालिका के रूप में देखने का विकल्प है। आवश्यकता होने पर आप कोई भी जानकारी आसानी से जोड़, बदल और हटा सकते हैं।

कमरों का वर्गीकरण

प्रोग्राम में सभी कमरों को श्रेणियों में बाँटने की सुविधा है; इसमें प्रत्येक कमरा एक श्रेणी से संबंधित होता है। फ़ंक्शन के उदाहरण के रूप में प्रोग्राम कुछ श्रेणियाँ प्रदान करता है। इसके अतिरिक्त, सभी कमरा श्रेणियाँ उपयोगकर्ता द्वारा आसानी से परिभाषित और पूरी की जा सकती हैं। प्रत्येक कमरे की कोई भी विशेषताएँ हो सकती हैं, जैसे कमरे का क्षेत्रफल, एयर-कंडीशनर की उपलब्धता आदि।

अतिथि कैटलॉग

प्रोग्राम आपको एक अतिथि कैटलॉग प्रदान करता है। एक बार दर्ज किया गया कोई भी अतिथि सिस्टम में स्वचालित रूप से सहेज लिया जाएगा, और अगली बार आवश्यकता होने पर उसे सूची से आसानी से चुना जा सकता है। आप किसी भी अतिथि की सामान्य जानकारी, जैसे उसका नाम, जन्म तिथि, दर्ज कर सकते हैं, और भाषा, देश, असीमित संख्या में पते और अन्य संपर्क जानकारी, साथ ही तस्वीरें और अन्य जानकारी जैसी अतिरिक्त जानकारी भी जोड़ सकते हैं।

प्रत्येक अतिथि के लिए आप एक टैरिफ़ निर्धारित कर सकते हैं। यदि टैरिफ़ निर्धारित नहीं है, तो डिफ़ॉल्ट टैरिफ़ लागू किया जाएगा।

लचीली मूल्य प्रणाली

प्रोग्राम आपको लचीली मूल्य प्रणाली अपनाने का अवसर देता है, अर्थात निर्दिष्ट अवधि के भीतर अलग-अलग टैरिफ़ और श्रेणियों के लिए मूल्य निर्धारित करना। उदाहरण के लिए, प्रदर्शनियों की अवधि जैसे विशेष समय में कमरों का मूल्य बढ़ाया जा सकता है।

ऐसा अतिरिक्त मूल्य वार्षिक रूप से और विशेष दिनों के लिए भी निर्धारित किया जा सकता है। इस प्रकार प्रोग्राम में कमरे का मूल्य चुने गए टैरिफ़, कमरा श्रेणी तथा आगमन और प्रस्थान की तिथि के आधार पर गणना किया जाता है।

टैरिफ़

प्रत्येक टैरिफ़ प्रत्येक कमरा श्रेणी का मूल्य निर्धारित करता है। इसके अतिरिक्त, टैरिफ़ में कुछ सेवाएँ शामिल करना और किसी निर्दिष्ट कमरे के मूल्य में वर्ष भर होने वाले परिवर्तनों को ग्राफ़िक रूप से देखना भी संभव है।

यदि टैरिफ़ में किसी श्रेणी का मूल्य निर्दिष्ट नहीं है, तो उस टैरिफ़ में इस श्रेणी के लिए संदर्भ मूल्य मान्य होता है। कमरे का अंतिम मूल्य टैरिफ़ और श्रेणी पर निर्भर करता है। फिर भी आरक्षण बनाते समय टैरिफ़ को मैन्युअल रूप से बदला जा सकता है, और उपयोगकर्ता बिल बनाते समय कमरे का अंतिम मूल्य भी बदल सकता है।

होटल की स्थिति देखने का आसान तरीका

आरक्षण की स्थिति रंग से आसानी से पहचानी जा सकती है। इससे आप आरक्षणों, भरे हुए और खाली कमरों को आसानी से देख सकते हैं। दृश्य रूप से अतिथियों को कमरे में “ठहराना” भी संभव है – यानी आरक्षणों को संबंधित कमरा श्रेणी का कमरा देना।

अतिरिक्त कार्य

प्रोग्राम में एक विशेष कार्य है – कमरे की सफ़ाई की स्थिति की जाँच। इस प्रकार अतिथि के प्रस्थान के बाद कमरे की सफ़ाई की स्थिति स्वचालित रूप से बदल जाती है।

बिल बनाना

प्रोग्राम में रात्रि ठहराव के बिल बनाना और अतिरिक्त सेवाएँ जोड़ना आसान है। प्रत्येक बिल में अलग-अलग VAT दरें हो सकती हैं। कई आरक्षणों को एक बिल में जोड़ना आसान है। बिल बनाते समय उपयोगकर्ता का पूरा नियंत्रण रहता है: वह मूल्य बदल सकता है, छूट जोड़ सकता है आदि। उपयोगकर्ता सेटिंग्स में बिल को आसानी से डिज़ाइन कर सकता है: हेडर और लोगो जोड़ना, प्रदर्शन के मापदंड जैसे तत्वों के बीच की दूरी या कॉलम की चौड़ाई निर्धारित करना संभव है। प्रत्येक बिल PDF प्रारूप में सहेजा या प्रिंट किया जा सकता है।

आसान शुरुआत

जब आप पहली बार प्रोग्राम शुरू करते हैं, तो सहायक स्वचालित रूप से शुरू हो जाता है। सहायक आपको बिलों के लिए मूल सेटिंग्स निर्धारित करने में मदद करता है।

आपका डेटा नष्ट नहीं होता

आपकी जानकारी और दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखने के लिए प्रोग्राम में बैकअप फ़ंक्शन है।