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Tutorial 4: Gäste aus einer CSV-Datei importieren

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Seit Version 2.01.25 können Sie Ihre Gästeliste aus einer CSV-Datei übernehmen, zum Beispiel aus einer Excel-Tabelle oder aus einem anderen Programm. Der Import erreicht Sie über das Menü "Datei -> Daten importieren -> Gäste".

CSV-Datei vorbereiten

Datei auswählen und Vorschau prüfen

Spalten festlegen

Import ausführen

Eine CSV-Datei ist eine Textdatei, in der jede Zeile einen Gast enthält und die Werte durch ein Trennzeichen (Semikolon, Komma oder Tabulator) getrennt sind. Aus Excel erhalten Sie sie über "Speichern unter -> CSV (Trennzeichen-getrennt)".

Die Spalten müssen in der Reihenfolge stehen, in der sie in der Vorschau des Import-Dialogs angezeigt werden: Nummer, Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Kundentarif, Sprache, Land, Anzahl der Übernachtungen. Spalten, die Sie nicht benötigen, lassen Sie leer oder blenden sie im Schritt "Spalten festlegen" aus.

Beispiel (Trennzeichen Semikolon, erste Zeile mit Spaltenüberschriften):

Nummer;Anrede;Name;Vorname;Geburtsdatum;Kundentarif;Sprache;Land;Übernachtungen
G001;Herr;Beispielmann;Karl;12.03.1970;Standard;Deutsch;Deutschland;3
G002;Frau;Musterfrau;Lena;25.11.1985;Komfort;Englisch;Schweiz;5

Das Geburtsdatum muss im Datumsformat des Programms stehen (deutsch: TT.MM.JJJJ). Die Datei sollte im Zeichensatz UTF-8 gespeichert sein, damit Umlaute richtig übernommen werden.

Öffnen Sie "Datei -> Daten importieren -> Gäste" und wählen Sie mit "CSV-Datei..." Ihre Datei aus. Stellen Sie das Trennzeichen ein und setzen Sie das Häkchen "Erste Zeile ignorieren", wenn die erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält. Die Vorschau zeigt sofort, wie die Daten in die Gästeliste übernommen werden; in der eckigen Klammer rechts steht die Anzahl der gefundenen Zeilen.

Passt die Spaltenreihenfolge Ihrer Datei nicht zur Vorschau, klicken Sie auf "Spalten festlegen". Dort können Sie Spalten ein- und ausblenden und ihre Reihenfolge ändern. Die Zuordnung erfolgt immer der Reihe nach: die erste Spalte der Datei wird der ersten angezeigten Spalte zugeordnet, die zweite der zweiten und so weiter. Nach dem Speichern aktualisieren Sie die Vorschau mit dem Pfeil-Symbol.

Mit "Daten importieren" werden alle Zeilen der Vorschau als neue Gäste angelegt. Das Programm bestätigt die Anzahl der importierten Einträge. Enthält eine Zeile ein ungültiges Datum, erscheint stattdessen eine Fehlermeldung mit der betroffenen Spalte und dem Wert; korrigieren Sie die Datei und laden Sie sie erneut.

Die importierten Gäste finden Sie anschließend im Reiter "Gäste". Klicken Sie dort auf "Daten neu laden", damit die Liste die neuen Einträge anzeigt. Jeder Gast kann danach wie gewohnt bearbeitet und für Reservierungen verwendet werden.